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En el vibrante paisaje del turismo global, los viajes de negocios representan uno de los componentes más importantes. Estas experiencias fortalecen las relaciones comerciales, permiten a las empresas explorar nuevos mercados, ofrecen a los colaboradores la oportunidad de adquirir habilidades, conocimientos, y fortalecer la cultura organizacional.

De hecho, el número de mexicanos que realizaron viajes corporativos al extranjero en el 2023 aumentó un 20% respecto al 2022, según datos del sector. Así, el turismo de negocios sigue en crecimiento a nivel global, y recupera sus niveles prepandemia, pues en los últimos tres años estos traslados aumentaron 171%.

Para Pablo Andrés Rivera, Managing Director de Pay América en Edenred México, “en este contexto, la administración de viáticos se vuelve una actividad clave para abordar desafíos como el garantizar una inversión equilibrada, asegurar tarifas competitivas y evitar gastos innecesarios en vuelos, hospedajes y alimentos. Ante ello, un aliado fundamental son las tarjetas empresariales, las cuales mejoran significativamente la conciliación de cuentas, reembolsos, control financiero y transparencia operativa, con beneficios para empresa y colaborador”.

Por ello, en el marco del Día Mundial del Turismo ―que se conmemora todos los años el 27 de septiembre―, el experto comparte 3 beneficios de usar una tarjeta empresarial para gestionar los gastos de viajes de negocio:

1. Mejorar el presupuesto y los pagos

Unas de las principales utilidades de las tarjetas empresariales para los viajes de negocios de los colaboradores es que ayudan a tener claro el presupuesto destinado. Delimitarlo permite evaluar las acciones, decisiones y analizar mejor los resultados, con lo cual también se evita caer en gastos innecesarios.

Por otro lado, las tarjetas empresariales permiten a los colaboradores cubrir sus compras de manera eficiente. Elegir esta opción sobre los pagos en efectivo o transferencias a su nómina (que luego deben ser reembolsados) simplifica el control, desarrollar punto sobre cómo afecta que sea en efectivo o a nómina del empleado.

2. Ventajas de la digitalización y automatización

Impulsar la digitalización en la gestión de gastos es esencial para optimizar procesos y reducir la “tramitología”. Con una tarjeta empresarial, todos los gastos de viaje de los colaboradores se registran automáticamente en la plataforma, desde comidas hasta transporte, lo que da una visibilidad en tiempo real sin necesidad de papeleo.

Ahora bien, establecer una política de gastos clara y accesible a través de soluciones tecnológicas asegura que los colaboradores conozcan las reglas y eviten compras no permitidas. Automatizar estos procesos garantiza que los gastos se alineen con las normas establecidas por la organización.

3. Calcular y deducir gastos de manera sencilla

Una práctica clave para controlar los gastos de viajes es calcular los costos totales, lo que permitirá asignar mejor el presupuesto para futuros desplazamientos e identificar áreas de mayor gasto. Para ello es fundamental detallar los conceptos de cada viaje, como transporte, alojamiento, comida, y entretenimiento, para analizarlos en conjunto y tomar decisiones mucho más informadas.

Además, de acuerdo con la Ley del Impuesto sobre la Renta, muchos de estos gastos son deducibles, siempre que se cumplan ciertos requisitos, como la distancia mínima de 50 kilómetros y la relación laboral con el contribuyente. Por eso es clave asegurarse de que todos los gastos cuenten con los comprobantes fiscales necesarios para garantizar su deducibilidad ante el SAT.

En conclusión, los viajes de negocio recuperan su fuerza, impulsan a las organizaciones y crean nuevas conexiones globales, consolidándose como un motor para la economía global. Las empresas necesitan abordar esta tendencia con la digitalización. Al adoptar soluciones como las tarjetas empresariales para la gestión de estos viajes, optimizan la eficiencia y el control financiero, al tiempo que mejoran la transparencia e impulsan una toma de decisiones mucho más estratégica.